Et si nous tenions nos réunions debout ? Traduit littéralement par "réunion debout" en Français, le concept de ce type de rencontres est très simple : les participants se tiennent debout en cercle afin de faciliter les échanges et l'efficacité de l'entrevue . Ni chaise, ni table, les participants échangent en face à face, chacun leur tour, sans distinction de poste, de manière très informelle. L'échange se fait entre tous et non à l'attention d'un seul et même participant. En général, le laps de temps dévolu aux "Stand-ups" est relativement court : comptez un minimum de 5 minutes et un maximum de 15 . Pas d'animateur désigné - personne ne dirige réellement la session, seul un responsable de séance est tenu de veiller à ce que le cadre de la rencontre (notamment contrôler que la séance ne glisse pas dans le trop de détails) et le timing soient respectés. Ce peut être toujours la même personne ou bien chaque membre du groupe tour à tour. Les échanges se font au fur et à mesure des interventions de chacun. Il est possible d'utiliser un objet - un témoin en quelque sorte - passant d'un participant à un autre pour structurer les échanges et respecter la parole de chacun : seul celui qui a le témoin en main peut s'exprimer avant de la faire passer à l'un de ses collègues. Un mur ou un paperboard peuvent être utilisés pour la "prise de notes" à l'aide de post-it que l'on positionne et déplace en fonction de l'état d'avancement de la tâche inscrite dessus.
Pourquoi une réunion debout ?
Le but de ces entrevues est simple. Il s'agit de faire le point rapidement et efficacement sur les dossiers en cours :
Faire un bilan général des missions de chacun : qu'est-ce qui a été fait, est projeté de faire le jour même, reste encore à faire ;
Répondre à une problématique : difficulté particulière rencontrée sur un projet (tout le groupe réfléchit ensemble à trouver une solution) ;
Échanger des informations utiles : un élément manquant à l'un des protagonistes peut ici facilement être obtenu en questionnant le groupe, ou bien le chef de projet peut, lors de ces rendez-vous, retransmettre à toute son équipe les derniers échanges - stratégiques ou de développement, par exemple - qu'il a eus avec le client ;
Dynamiser le groupe : booster la cohésion et l'esprit d'équipe, doper la motivation collective et personnelle ;
Rappeler les objectifs du projet : maintenir la vision globale du projet et l'objectif à atteindre.